PRIVACYVERKLARING Prismij,  update  23 oktober 2020.
Paul Schoof, coach, counselor, leefstijlcoach, trainer.
Achterbergsestraatweg 33
3911 CR Rhenen.
06 51098300 of info@prismij.nl

__________________________________________________________________

Met ingang van 25 mei 2018 geldt in de gehele EU een nieuwe data- en privacywetgeving, General Data ProtectionRegulation (GDPR). Deze staat in Nederland bekend als Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Wet Bescherming persoonsgegevens (WBP) komt hiermee te vervallen. In het kader van de AVG is deze privacyverklaring op de website geplaatst. Wanneer u in deze praktijk een therapie- of counseling-traject aangaat, verklaart u dat u op de hoogte bent van de tekst op deze pagina, en hiermee akkoord gaat.

Het onderstaande privacy beleid is van toepassing op alle websitebezoekers, transacties, diensten en overeenkomsten met PRISMIJ, praktijk voor coaching, counseling, leefstijlcoaching en training , gevestigd aan de Achterbergsestraatweg 33 3911 CR Rhenen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door Paul Schoof, tevens de functionaris gegevensbescherming van PRISMIJ en is te bereiken via info@prismij.nl of 06 51098300

AVG in deze praktijk – de hoofdlijnen

  • Doeleinden van gebruik:

In deze praktijk worden door uw therapeut bepaalde gegevens* van u verwerkt. Wanneer er behandelingen worden overeengekomen dan wordt hiervoor nog een aparte behandelovereenkomst opgemaakt . Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de dienst, behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen. Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden. Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang. Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar.

* Gegevens die kunnen worden opgeslagen (afhankelijk van het doel) zijn:

contactgegevens, persoonsgegevens, anamnese, alle behandeldata met aantekeningen over de behandeling en bevindingen. Wanneer van toepassing worden ook gegevens opgeslagen of gedeeld die – na uw expliciete toestemming – zijn verkregen bij, hetzij nodig zijn voor andere zorgverleners, of bij waarneming van de praktijk.

  • U als betrokkene heeft het recht tot inzage in de gegevens die van u zijn opgeslagen. Ook kunt u verzoeken deze gegevens te wijzigen, aan te vullen of geheel te verwijderen indien u geen klantrelatie (meer) met PRISMIJ wilt onderhouden. U dient het verzoek tot inzage, wijziging of verwijdering schriftelijk (e-mail mag ook) in te dienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, wordt u verzocht om een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Binnen vier weken zal uw verzoek worden gehonoreerd, tenzij anders overeengekomen.

AVG in deze praktijk – nader uitgewerkt

  1. Uw persoonsgegevens in onze administratie
  2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier
  3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
  4. Uw gegevens op de nota
  5. Privacy in de correspondentie
  6. Privacy in de wachtkamer
  7. Beveiliging digitale gegevens.

Uw persoonsgegevens in onze administratie

  • Praktijk PRISMIJ is verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u ons uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.
  • Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden er op uw nota uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. Dit is de reden waarom wij deze gegevens bij u opvragen.
  • Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).
  • Een kopie van elke nota wordt in een beveiligde kast bewaard (zie punt 4).
  1. Uw persoonlijke gegevens in een dossier
  • Praktijk PRISMIJ is door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving (WGBO) verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw medische gegevens. Alleen uw therapeut heeft toegang tot deze gegevens.
  • Dit dossier bevat de persoonlijke, digitale en eventueel
    handgeschreven aantekeningen van elke sessie door de therapeut. Het dossier wordt bewaard in een afsluitbare kast waar alleen uw therapeut toegang toe heeft.
  • Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 20 jaar (vanaf de laatste behandeling).
  • U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”.
  • Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
  • U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
  • Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
  • De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden: Om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als de therapie is afgerond of bij een verwijzing naar een andere behandelaar. Dit gebeurt alleen met uw expliciete toestemming. Voor het gebruik voor waarneming tijdens afwezigheid van uw therapeut. Voor geanonimiseerd gebruik tijdens intercollegiale toetsing. Indien Praktijk PRISMIJ vanwege een andere reden gebruik wil maken van uw gegevens dan gebeurt dit alleen met uw expliciete toestemming.

DERDE PARTIJEN

Met derde partijen die toegang hebben tot uw gegevens, heeft Praktijk PRISMIJ een verwerkersovereenkomst opgesteld. Hierin staat vastgelegd dat ook deze partijen zorgvuldig omgaan met uw privacy. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de waarnemer.

  1. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult.
  • U rekent elke sessie per keer af, hiervoor ontvangt u een factuur.
  • Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt uw naam op de afschriften hierdoor komt uw (achter-)naam in de financiële administratie voor. Bij controle kan de belastingdienst hierdoor deze gegevens tegenkomen.
  1. Uw gegevens op de nota
  • Voor elke sessie ontvangt u een factuur. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil uw ziektekostenverzekering een aantal gegevens van u op de factuur terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom wij daarop niet alleen uw naam en adres vermelden, maar ook uw geboortedatum, verzekeringsmaatschappij en uw relatienummer vermelden. Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend; in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
  • Praktijk PRISMIJ is verplicht, voor de belastingdienst, de facturen 7 jaar te bewaren. Dit gebeurt op een externe harde schijf in een afgesloten kast die alleen toegankelijk is voor uw therapeut.
  • Wanneer uw werkgever de factuur betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
  • Normaal gesproken ontvangt u de factuur in PDF digitaal daags na uw behandeling. Praktijk PRISMIJ staat niet in voor de juiste en volledige overbrenging van de inhoud van een gezonden e-mail, noch voor de ontvangst daarvan.
  1. Privacy in de correspondentie
  • E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kunt u mailen naar info@prismij.nl
  • Wanneer u persoonlijke gegevens naar het standaard mailadres van de praktijk stuurt, dan wordt uw mail met persoonlijke inhoud geprint en bewaard bij uw dossier.
  • Uw e-mailadres wordt ook gebruikt voor informatie omtrent de praktijk (denk aan mededelingen over vakantie, verandering in wet- en regelgeving, gezondheidsinformatie). Ook kan Praktijk PRISMIJ u informeren over activiteiten. Denk hierbij aan informatieavonden of workshops, passende bij de behandelingen zoals aangeboden door de praktijk. De frequentie van het aantal mails dat u ontvangt zal afhangen van de hoeveelheid te delen informatie, maar zal niet hoger liggen dan 6 keer per jaar.
  • Praktijk PRISMIJ kan nooit aansprakelijk worden gehouden voor de juiste en volledige overbrenging van de inhoud van een gezonden e-mail, noch voor de ontvangst daarvan.
  • Schriftelijke correspondentie via de post wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen.
  1. Privacy bij consult
  • Praktijk PRISMIJ kan niet inschatten of u tijdens uw komst iemand tegenkomt die u kent. Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit aangeven. Praktijk PRISMIJ zal dan zijn uiterste best doen uw afspraak in te plannen op een tijdstip waarop er geen andere bezoekers in de praktijk zijn. Praktijk PRISMIJ kan daar echter geen enkele aansprakelijkheid voor nemen.
  1. Beveiliging digitale gegevens.
  • Beveiliging website: Praktijk PRISMIJ heeft een SSL certificaat voor de website.
  • Praktijk PRISMIJ en het webhostingbedrijf verzamelen informatie met als doel de bezoekers en gebruikers van de website beter te begrijpen en van dienst te kunnen zijn. Deze website maakt gebruik van “cookies” zodat kan worden geanalyseerd hoe bezoekers de website gebruiken. De via “cookies” verkregen informatie kan worden doorgeleid of opgeslagen op beveiligde servers van Mijn Domein. We gebruiken de verkregen informatie desgewenst om uw website bezoek te evalueren, om (management) rapportages te maken en u gerelateerde diensten en producten aan te bieden. Wij gebruiken de verkregen informatie niet voor andere doeleinden zoals beschreven in dit privacy beleid tenzij we hiervoor separaat uw toestemming hebben verkregen.
  • Gebruik t.b.v. audits en onderzoek
    De geanonimiseerde informatie kan worden gebruikt ten behoeve van audits en onderzoeken uitgevoerd door bevoegde autoriteiten, toezichthouders, De Inspectie voor de Volksgezondheid, dan wel andere organisaties hiertoe gemachtigd door 1 van de hiervoor genoemde organisaties. Wetenschappelijk onderzoek valt onder strekking van deze bepaling.
  • Alle apparatuur (computer, telefoon) is met degelijke wachtwoorden beveiligd.
  • Er worden in deze praktijk in principe geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Uitzonderingen op basis van professionele intervisie en/of opleidingsdoelen en alleen met schriftelijke en getekende toestemming van de cliënt. Dit document wordt gescand en opgeslagen in het cliëntendossier.
  • De digitaal opgeslagen factuurgegevens zijn beveiligd met een extra wachtwoord dat uitsluitend bekend is bij uw therapeut.

Praktijk PRISMIJ gebruik zorgvuldige veiligheidsprocedures voor de bescherming van de verwerkte gegevens om – zover als redelijkerwijs mogelijk is – te voorkomen dat onbevoegden zich onbedoeld toegang kunnen verschaffen tot deze gegevens. Mocht u het idee hebben dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met info@prismij.nl